الهدف العام:-

 تحسين إنتاجية المشاركين بزيادة المهارات التنظيمية وتطوير أساليب العمل.

اكتساب المهارات اللازمة لتنفيذ متطلبات العمل والتعامل مع المدراء والزوار بطريقة فعالة.

التعريف بمفهوم تطبيقات السكرتارية الحديثة ودور السكرتارية في المنظمات .

التعامل مع الآخرين بشكل أكثر ثقة وحزماً، ومضاعفة التأثير على الإدارة التنفيذية.

تبنى طريقة منهجية في نقل الأوامر والتعليمات وكتابة التقارير والسجلات والتأثير على الآخرين.

العمل بإيجابية وثقة، واتخاذ قرارات رفيعة المستوى، واستخدام مبادرات أكبر.

 التعرف على نقاط القوة والضعف في البيئة الداخلية ومن ثم الإعداد للاستفادة من الموارد المتاحة وتحقيق أهداف العمل.

 دور التكنولوجيا في السكرتارية الحديثة وأنواع الأدوات والتكنولوجيا المختلفة التي تساعد على زيادة فعالية السكرتارية.

 بناء علاقات ايجابية مع الإدارات المختلفة لتحقيق أهداف الإدارة العليا.

 إدارة الذات والوقت والضغوط والموارد المكتبية بطريقة فعالة.

المحتويات التدريبية :-

 مقدمة عن علوم السكرتارية التنفيذية.

تقديم عام عن التحديات العالمية المعاصرة وأثرها على العملية الإدارية ودور السكرتارية في مواجهة هذه التغيرات.

دور السكرتارية في المنظمات الحديثة .

موقع وأهمية السكرتارية في منظومة العمل.

السكرتارية ودورها في تحقيق مفاهيم الجودة والتميز.

أبعاد الجودة في أعمال السكرتارية.

مفهوم ضبط الجودة في العمليات الإدارية والنشاطات المختلفة للسكرتارية.

تطبيقات نظم إدارة الجودة لأعمال السكرتارية.

تأثيرات بيئة العمل على الأعمال الخاصة بالسكرتارية وأثرها على جودة أداء السكرتارية.

ماذا يحتاج السكرتارية حتى يكون متميزاً.

 الأساليب الفعالة للتعامل مع المدراء والعاملين والزائرين.

حقوق الإدارة والعاملين والزوار على السكرتارية.

المهارات المطلوبة للسكرتارية الفعالة ( المهارات الفكرية-المهارات السلوكية-المهارات الفنية).

مهارات الاتصالات الكتابية .

مهارات الاتصالات الشفهية . (استقصاء مهاراتك في الإنصات ومهاراتك في الاتصال).

مهارة استقبال كبار الزوار وتنظيم برامج الزيارات.(استقصاء اعرف نمطك الشخصي).

مهارات تنظيم وإعداد الاجتماعات.

مهارات كتابة الرسائل والتقارير الالكترونية.

مهارات استخدام الانترنيت وإرسال الرسائل الالكترونية.

مهارات التحدث والاستماع. (استقصاء مهاراتك في الاستماع).

مهارات حل مشكلات العمل .(استقصاء نمطك في حل المشكلات و اتخاذ القرارات).

كيفية مواجهة ضغوط العمل وكيفية معالجتها.(استقصاء درجة تعرضك للضغوط).

الاتيكيت وآداب التعامل في استقبال الزوار وكبار الضيوف المجاملات في المناسبات الخاصة.

قواعد المجاملات-كيف تتصرف في بعض المواقف الصعبة.(محاكاة ولعب أدوار).

ورشة عمل لتبادل الخبرات والاستفادة منها.

 أسلوب معالجة البريد الوارد والصادر باستخدام الحاسب الآلي.

  تطبيقات ودراسة حالات من منظمات مختلفة .

تنظيم الملفات والأرشيف باستخدام الحاسب الآلي .

ما المقصود بالحكومة الإلكترونية والإدارة الإلكترونية .

لماذا الأرشفة الإلكترونية.

أهمية البيانات والمعلومات.

الفرق بين المعلومات والبيانات

النظم الإدارية والمالية .

التنظيم الإداري للمحفوظات المركزية والامركزيه .

نظم التصنيف والترقيم .

نظام تصنيف الوثائق .

طرق إنشاء الفهارس .

تقنيات الفهرسة .

فهرس الوثائق والمعلومات النموذجية .

تنظيم المعلومات وسرية المعلومات .

حماية وأمن المعلومات .